Inleiding
De algemene vergadering van een B.V., in het dagelijkse spraakgebruik ook wel algemene vergadering van aandeelhouders of AVA genoemd, kan op twee manieren besluiten nemen: (i) in een vergadering en (ii) buiten een vergadering. Deze bijdrage bevat een korte checklist ter voorbereiding van besluitvorming in een algemene vergadering van een B.V. Deze checklist geeft slechts een overzicht van de hoofdonderwerpen die gelden en is niet bedoeld uitputtend te zijn. Wanneer het voornemen tot bijeenroeping van een algemene vergadering bestaat, is het geraden om juridisch advies in te winnen om zeker te stellen dat de juiste regels in acht worden genomen en de besluitvorming geldig zal zijn. De statuten van de specifieke B.V. dienen altijd bekeken te worden. Indien de statuten van de B.V. dateren van voor 1 oktober 2012 dient ook de overgangsregeling van de Wet vereenvoudiging en flexibilisering B.V.-recht te worden bekeken om na te gaan wat rechtens is.Checklist
- Wie zijn vergadergerechtigd: het vergaderrecht komt toe aan: (i) aandeelhouders, (ii) houders van certificaten waaraan bij de statuten vergaderrecht is verbonden, (iii) aandeelhouders die vanwege een vruchtgebruik of pandrecht geen stemrecht hebben en (iv) aan vruchtgebruikers en pandhouders die stemrecht hebben. Vruchtgebruikers en pandhouders die geen stemrecht hebben, hebben vergaderrecht indien de statuten dit bepalen en bij vestiging of overdracht van het vruchtgebruik of pandrecht niet anders is bepaald. In het aandeelhoudersregister dienen alle soorten vergadergerechtigden aangetekend te zijn. De bestuurders en commissarissen hebben als zodanig in de algemene vergadering een raadgevende stem.
- Wie roept bijeen: het bestuur en de raad van commissarissen zijn bevoegd tot het bijeenroepen van een algemene vergadering; bij de statuten kan deze bevoegdheid ook aan anderen worden verleend. Een of meer aandeelhouders die alleen of gezamenlijk ten minste 1% van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen kunnen aan het bestuur en aan de raad van commissarissen schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen onderwerpen het verzoek richten een algemene vergadering bijeen te roepen. Het bestuur en de raad van commissarissen, die daartoe gelijk bevoegd zijn, dienen dan de nodige maatregelen te treffen zodat de algemene vergadering binnen 4 weken na het verzoek wordt gehouden tenzij een zwaarwichtig belang van de B.V. zich daartegen verzet. Let op de artikelen 2:220, 2:221 en 2:222 BW.
- Hoe wordt bijeengeroepen: de oproeping tot de algemene vergadering geschiedt door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden zoals vermeld in het aandeelhoudersregister. Tenzij de statuten anders bepalen, kan, indien de aandeelhouder of andere vergadergerechtigde hiermee instemt, de oproeping geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht (zoals email) aan het adres dat door hem voor dit doel aan de vennootschap is bekend gemaakt.
- Inhoud oproeping: de oproeping dient de te behandelen onderwerpen te vermelden. Ten aanzien van onderwerpen waarvan de behandeling niet bij oproeping is aangekondigd met inachtneming van de voor oproeping gestelde termijn, kan niet wettig worden besloten, tenzij alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming over die onderwerpen plaatsvindt en de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen. Mededelingen die krachtens wet of statuten (bijv. een voordracht van commissarissen ex artikel 2:268 e.v. BW) aan de algemene vergadering moeten worden gericht kunnen geschieden door opneming in de oproeping alsmede, in voorkomend geval, in het stuk dat ter kennisneming op het kantoor van de vennootschap is neergelegd mits daarvan in de oproeping melding van wordt gemaakt. Aandeelhouders die 1% of meer van het geplaatste kapitaal houden, hebben een agenderingsrecht onder de in artikel 2:224a BW genoemde voorwaarden.
- Oproepingstermijn: de oproeping geschiedt niet later dan op de achtste dag voor die van de vergadering. Het kan zijn dat (oude) statuten een langere termijn bevatten. Dan geldt die langere termijn.
- Waar: de algemene vergadering wordt gehouden ter plaatse bij de statuten vermeld of anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft. De in de statuten vermelde plaats kan buiten Nederland zijn. Een algemene vergadering kan elders dan behoort worden gehouden, mits alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met de plaats van de vergadering en de bestuurders en de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen. De wet voorziet in de mogelijkheid om elektronisch aan een algemene vergadering deel te nemen en voorafgaand aan de algemene vergadering elektronisch te stemmen. De statuten moeten daarin voorzien en aan de overige voorwaarden van de wet.
