Indien niet zorgvuldig omgegaan wordt met gegevens over de gezondheid van werknemers kan dit grote gevolgen hebben voor hun privacy. Zowel onder de Wbp als de AVG geldt dan ook dat deze gegevens worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Deze mogen verwerkt worden indien dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van wettelijke voorschriften, pensioenregelingen of collectieve arbeidsovereenkomsten. Een wettelijk voorschrift is de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Daarnaast mogen persoonsgegevens verwerkt worden voor begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. Het is voor u als HR professional belangrijk te weten welke gegevens op welk moment gevraagd en verwerkt morgen worden.

Tijdens de sollicitatieprocedure

Een (toekomstige) werkgever mag tijdens een sollicitatiegesprek geen vragen stellen over de gezondheid van de sollicitant of zijn ziekteverzuim in het verleden. Navraag hierover bij oud-werkgevers is ook niet toegestaan. Indien een werkgever dergelijke vragen toch stelt, mag de sollicitant hierover onjuiste informatie verstrekken zonder dat de werkgever hier consequenties aan mag verbinden. Enkel indien een sollicitant weet of moet begrijpen dat bepaalde gezondheidsklachten hem ongeschikt maken voor de functie is hij verplicht dit te melden. Daarnaast maakt de Wet op de Medische Keuringen het mogelijk een aanstellingskeuring te laten uitvoeren indien een functie bijzondere eisen stelt aan een sollicitant op het punt van medische geschiktheid. Deze wet noemt de regels die daarbij gevolgd moeten worden.

De ziekmelding

Als een werknemer niet in staat is om te werken, moet hij dit zo spoedig mogelijk melden bij zijn werkgever. De vragen die de werkgever vervolgens mag stellen en informatie die hij over de ziekmelding mag verwerken, zijn beperkt tot:

het telefoonnummer en (verpleeg)adres
de vermoedelijke duur van het verzuim
de lopende afspraken en werkzaamheden
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling)
of ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is

Andere gegevens mogen door de werkgever niet worden geregistreerd of doorgegeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Dit geldt ook voor gegevens die vrijwillig door de werknemer aan de werkgever verstrekt zijn.

Begeleiding en re-integratie

De werkgever is verplicht zich bij de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie te laten bijstaan door een bedrijfsarts/arbodienst. De bedrijfsarts/arbodienst mag daarbij alleen die informatie verstrekken aan werkgever die hij nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Dit betekent dat de volgende gegevens verstrekt mogen worden:

de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is
de verwachte duur van het verzuim
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen

Hieruit volgt dat onder andere diagnoses, namen van ziektes, eigen subjectieve waarnemingen, gegevens over afspraken met artsen, maar ook gegevens over situationele problemen zoals relatieproblemen door de bedrijfsarts/arbodienst niet aan de werkgever verstrekt mogen worden. De bedrijfsarts/arbodienst voert deze taak uit onder diens eigen verantwoordelijkheid en heeft daartoe een eigen wettelijke grondslag. Een verwerkersovereenkomst hoeft daarom niet gesloten te worden. Dit ligt anders indien de werkgever haar eigen taken omtrent verzuimbegeleiding en re-integratie (deels) door een arbodienst of verzuimbedrijf laat uitvoeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opstellen van een plan van aanpak samen met de werknemer. De arbodienst of het verzuimbedrijf moet dan worden aangemerkt als verwerker van de werkgever. In dat geval moet er dus een verwerkersovereenkomst gesloten worden met de arbodienst of het verzuimbedrijf. Het UWV kan de bedrijfsarts/arbodienst verzoeken bepaalde gegevens over de zieke werknemer aan haar te verstrekken. Indien het gaat om gegevens die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV is de bedrijfsarts/arbodienst daartoe verplicht.

Bewaartermijnen

Een werkgever mag persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waardoor ze verwerkt zijn. In geval van een korte periode van ziekte zal het vaak enkel om administratieve verzuimgegevens gaan. Deze gegevens mogen niet langer dan twee jaar na het einde van de arbeidsrelatie bewaard worden. In geval van langdurige ziekte is een re-integratiedossier bijgehouden met meer dan alleen de administratieve gegevens. Een bewaartermijn van twee jaar na afronding van de re-integratie is dan redelijk. Eigenrisicodragers blijven ook na uitdiensttreding verantwoordelijk voor re-integratie, waardoor in dat geval een langere bewaartermijn geldt die daarbij aansluit.

Conclusie

U dient als werkgever zeer zorgvuldig te zijn met betrekking tot de gezondheidsgegevens van uw werknemers. Dit begint al bij de sollicitatieprocedure. Vervolgens is het zowel bij de ziekmelding als in het traject van begeleiding en re-integratie belangrijk dat u weet welke informatie van een werknemer gevraagd en verwerkt mag worden. Tevens dienen uw systemen zo ingericht te zijn dat enkel de toegestane gegevens verwerkt kunnen worden. Deel 7: persoonsgegevens delen met derden

Zoeken

Tijdens de sollicitatieprocedure

De ziekmelding

Begeleiding en re-integratie

Bewaartermijnen

Conclusie

Op de hoogte blijven

Onze cliënten goed helpen, als meedenkende partner, vanuit een multidisciplinaire juridische aanpak.